Оцифровка и частичная автоматизация отдела закупок в Битрикс24

KazInvestStroy — крупная строительная компания, работающая по всей территории Казахстана. Специализируется на возведении технологичных объектов различной сложности. Для компании закупки являются стратегически важным направлением: от их своевременности и прозрачности напрямую зависит успешная реализация проектов.
Компания KazInvestStroy обратилась с запросом на автоматизацию процесса закупок. До внедрения заявки формировались и согласовывались в разрозненных каналах: переписках в мессенджерах, телефонных звонках и Excel-таблицах. Это приводило к отсутствию прозрачности, сложностям при контроле сроков и исполнителей, увеличивало риск ошибок и потери информации. Для руководства было критически важно видеть единую картину по закупкам, а также сократить время на согласование заявок и оформление счетов.

Основной задачей стало перевести весь процесс в цифровой формат с четко заданными этапами согласования и понятной маршрутизацией. Необходимо было обеспечить сохранность всех файлов и переписки в единой системе, исключить дублирование и ручные операции, наладить автоматические уведомления для всех участников, а также дать менеджерам по снабжению возможность работать с заявками и счетами не только с компьютера, но и с мобильного телефона. Это должно повысить эффективность работы отдела закупок и прозрачность для руководства.

Сценарий автоматизации построен на базе смарт-процесса «Закупки» и бизнес-процессов маршрутизации.

• Создание заявки: инициатор формирует заявку с обязательными полями. Система присваивает ей уникальный номер и запускает процесс согласования.

• Проверка и согласование:

  • кладовщик проверяет наличие товаров на складе;

  • инженер ПТО корректирует состав позиций;

  • директор утверждает заявку или возвращает её на доработку с комментариями.

• Назначение снабженца: зам. директора МТС назначает ответственного, снабженец прикрепляет счета по позициям.

• Реализация заявки: запускается под-процесс, включающий:

  • проверку счетов зам. директора МТС, директором и главным бухгалтером;

  • выбор бухгалтеров для доверенности и оплаты;

  • внесение счета в реестр оплат;

  • закупку материалов снабженцем;

  • подтверждение поступления кладовщиком;

  • уведомление инициатора о закрытии заявки.

Весь процесс сопровождается автоматическими уведомлениями, сохранением файлов, комментариев и истории изменений в карточке смарт-процесса.

Компания KazInvestStroy получила структурированный, прозрачный и управляемый процесс закупок, что позволило повысить эффективность проектов и снизить риски сбоев в снабжении.

• Все закупки переведены в цифровую среду, исключены мессенджеры и Excel;

• Менеджеры по снабжению работают в мобильном формате — могут отправлять счета на согласование прямо с телефона и получать новые заявки без привязки к компьютеру;

• Полная прозрачность согласований и контроль сроков на каждом этапе;

• Минимизация ошибок и утраты данных за счёт централизованного хранения;

• Ускорение работы отдела закупок за счёт автоматических маршрутов;

• Руководство получает целостную картину по закупкам в реальном времени.