Автоматизация продаж и обработки заказов в «Ас Кейтеринг» на базе Битрикс24

Компания «Ас Кейтеринг» предоставляет услуги кейтеринга для различных мероприятий, включая корпоративные события, частные праздники, банкетные залы и доставка еды. Компания активно развивает свой бизнес и заинтересована в оптимизации процессов и улучшении взаимодействия с клиентами.

Компания «Ас Кейтеринг» обратилась с проблемой отсутствия системного управления заказами и взаимодействием с клиентами на фоне роста бизнеса.

Заявки поступали из разных каналов (Instagram, WhatsApp, сайт), но не фиксировались в единой системе и обрабатывались вручную. Это приводило к потере обращений, дублированию информации и ошибкам при передаче данных.

Учет заказов велся в разрозненных инструментах — мессенджерах и таблицах, без централизованной базы. В результате сотрудники не имели актуальной информации по заказам, а руководство не могло контролировать процессы и загрузку команды.

Процессы продаж не были структурированы: отсутствовали четкие этапы сделок, воронка и система контроля. Это не позволяло отслеживать статус клиентов, выявлять причины потерь и управлять конверсией.

Дополнительно наблюдались сложности во внутренней коммуникации — передача заказов между менеджерами и исполнителями происходила вручную, без автоматизации и уведомлений, что замедляло выполнение заказов и влияло на качество сервиса.

В совокупности эти проблемы приводили к снижению эффективности работы, потере заявок и ограничению дальнейшего роста компании. 

Процесс внедрения Битрикс24 включал несколько ключевых этапов:

·         Анализ текущих процессов: Оценка текущих бизнес-процессов компании для точной настройки Битрикс24.

·         Настройка воронок продаж и повторных продаж: Были выстроены отдельные воронки для первичных и повторных продаж, что позволило более точно отслеживать стадии продаж и вовремя контактировать с клиентами.

·         Интеграция с коммуникационными каналами: Были подключены WhatsApp, Instagram и интеграция с формами на Tilda для автоматической загрузки заявок.

·         Настройка рабочих процессов: Встроены автоматические уведомления и задачи для сотрудников, что позволило улучшить координацию работы.

·         Обучение персонала: Проведены тренинги для сотрудников, чтобы они могли эффективно работать с новой системой.

После внедрения Битрикс24 компания смогла:

·         Автоматизировать процессы обработки заказов: Заявки из Instagram, WhatsApp и Tilda автоматически поступают в CRM, что исключает ошибки при занесении данных.

·         Улучшить коммуникацию с командой: Введена настройка автоматической отправки сообщений с заказами в групповой чат WhatsApp с поварами, что ускоряет выполнение заказов.

·         Оптимизировать воронки продаж: Каждая сделка проходит через четко прописанные этапы, что позволяет своевременно напоминать менеджерам о важных задачах и повышать конверсию.

·         Сформировать структуру компании: Была выстроена оргструктура компании в системе, что улучшило прозрачность в управлении и распределении задач.