ProRun

Подготовка массового забега требует соблюдения точных сроков по монтажу конструкций, безопасности и логистике. С ростом числа спортивных событий ручной контроль за задачами стал отнимать у руководства слишком много времени.

Основные задачи, с которыми обратился клиент:

• Ручной сбор статусов. Чтобы узнать ход подготовки площадки, руководителю приходилось проводить частые совещания и обходить отделы.

• Контроль работ на объектах. Подрядчики не всегда вовремя присылали подтверждения выполнения работ на трассе (установка ограждений, разметка), из-за чего готовность объектов приходилось проверять лично.

• Пиковая нагрузка на поддержку. Перед стартом забегов участники массово задавали одинаковые вопросы в мессенджерах (где получить номер, какие нужны документы). Из-за этого менеджеры не успевали оперативно обрабатывать B2B-обращения от спонсоров.

• Отсутствие единых стандартов и учета инвентаря. Каждое мероприятие организовывалось с нуля, шаблоны задач не сохранялись. Выездное оборудование хранилось на разных складах и фиксировалось в таблицах, из-за чего возникали путаницы с остатками.

Для решения этих задач компании потребовалась единая система для проектного управления, CRM, учета оборудования и автоматической обработки типовых вопросов участников.

В рамках проекта мы воссоздали оргструктуру компании из 20 сотрудников, разделив их на 8 профильных отделов с четким разграничением прав доступа. Сам процесс подготовки каждого спортивного события перевели в формат отдельного Проекта в системе. Появилась возможность добавлять стандартизированные шаблоны задач под ключевые направления: подготовка трассы, логистика, безопасность и работа со спонсорами. Это позволило менеджерам запускать готовые списки задач с предзаполненными инструкциями и исполнителями за несколько минут.

Особенностью настройки стала проверка выполненных работ на объектах. В каждую задачу были прикреплены чек-листы с обязательным требованием прикрепить фото- или видеоотчет. Без загрузки файла система технически не позволяет перевести задачу в статус «Завершена», что упростило приемку работ у подрядчиков. Для контроля сроков настроили автоматические сценарии: система заранее напоминает исполнителям о дедлайне, подсвечивает просрочки и отправляет уведомление руководителю отдела, если задача задерживается более чем на сутки.

Чтобы разгрузить отдел продаж в периоды массовых регистраций, мы интегрировали мессенджеры с CRM и подключили ИИ-агента. Он круглосуточно отвечает на частые вопросы участников по правилам забега и сохраняет данные в карточке клиента. Если запрос оказывается нестандартным, бот переводит диалог на оператора. Кроме того, в складском модуле оцифровали каталог из 114 позиций выездного оборудования с указанием инвентарных номеров и настроили справочник локаций для отслеживания движения техники.

Теперь подготовка любого события начинается с разворачивания типового проекта в системе. Сотрудники и подрядчики получают задачи с понятными чек-листами.

Во время монтажа площадки исполнители прикрепляют фотоотчеты прямо с телефонов в задачи. Руководитель видит статус готовности каждого участка на экране. Если задача просрочена, система автоматически уведомляет руководителя отдела.

В мессенджерах ИИ-помощник берет на себя первичные консультации бегунов, а менеджеры фокусируются на обработке заявок от спонсоров и B2B-партнеров. Перемещение оборудования со склада на объекты фиксируется через документы оприходования и перемещения ТМЦ.

Преимущества от внедрения:

• Прозрачность подготовки. Руководство отслеживает ход выполнения задач по проекту на одном экране без лишних совещаний.

• Подтверждение выполнения работ. Обязательная загрузка фотоотчетов к задачам упростила приемку работ на трассе.

• Разгрузка отдела продаж. ИИ-помощник самостоятельно обрабатывает большинство повторяющихся вопросов от участников в мессенджерах.

• Стандартизация процессов. Наличие шаблонов задач сократило время на запуск новых соревнований.

• Порядок в учете инвентаря. Оцифровка оборудования позволила отслеживать его точное местонахождение на складах и выездных точках.