Красный Полумесяц Кыргызстана

О компании

Национальное общество Красного Полумесяца Кыргызской Республики — гуманитарная организация, являющаяся частью Международного движения Красного Креста и Красного Полумесяца. Организация ведёт деятельность по всей стране через сеть региональных филиалов, реализуя программы гуманитарной помощи, поддержки уязвимых групп населения, здравоохранения и подготовки к чрезвычайным ситуациям. Структура организации объединяет головной офис, региональные представительства и полевые команды, работающие с широкой номенклатурой гуманитарных грузов, техники и расходных материалов, а также с распределённым по подразделениям персоналом.

Задачи клиента

Масштаб деятельности и географическая распределённость организации создавали серьёзные операционные сложности сразу в нескольких направлениях, каждое из которых требовало автоматизации и связки с учётной системой 1С.

В части логистики и складского учёта движение товарно-материальных ценностей по филиалам фиксировалось вручную. Приёмка ТМЦ, перемещения между складами, списание гуманитарных грузов и топлива, контроль сроков годности — всё это требовало многократного дублирования данных между Битрикс24 и 1С без автоматизированного обмена. Согласование операций с директором и финансистом проходило вне системы, без фиксации маршрутов и сроков.

В части кадрового учёта табель рабочего времени, отпуска, больничные и командировки велись разрозненно, а приказы формировались вручную без автоматической нумерации. Отдельной проблемой было отсутствие контроля действий сотрудников по их статусу: система не блокировала операции, если сотрудник находился в отпуске или на больничном.

В части закупок служебные записки на приобретение согласовывались устно и в переписке, без единого маршрута через начальника департамента, руководителя и финансовый отдел, а сформированное финансовое обязательство не передавалось в 1С автоматически.

Перед нами стояла задача объединить логистику, кадровый учёт и закупки в единое цифровое пространство на базе Битрикс24 с двусторонним обменом данными с 1С по всем направлениям.

Решение задачи

Работа велась по нескольким взаимосвязанным направлениям, каждое на основе детально проработанного технического задания.

Автоматизация логистики и складского учёта. Настроены четыре смарт-процесса. «Приёмка и учёт ТМЦ» — пять стадий от новой заявки до передачи, автогенерация акта приёма-передачи, согласование директором и финансистом. «Минимальные запасы» — мониторинг остатков из 1С, автоуведомления при критическом уровне, экстренная заявка. «Учёт топлива и GSM» — фиксация заправок по автомобилям и водителям, сверка с пробегом, списание в 1С. «Утилизация и контроль срока годности» — авторасчёт стадий по данным из 1С, формирование акта списания при просрочке. Во всех смарт-процессах реализована стадия «На согласовании» с уведомлениями, контролем сроков и автовозвратом при отклонении.

Автоматизация кадрового учёта. Настроены три смарт-процесса. «Табель учёта рабочего времени» — автоподсчёт часов через Activity Битрикс24 с опциональной интеграцией Face ID, согласование через руководителя и HR, передача данных в 1С для расчёта зарплаты. «Отпуск/Больничный/Командировка» — подача заявки, автопроверка остатка дней, согласование, автообновление табеля, напоминания за 3–5 дней. «Приказы» — автонумерация по типам, исключение дублирования, передача утверждённых приказов в 1С с сохранением связи с сотрудником и историей кадровых перемещений.

Автоматизация закупок. Настроен процесс служебных записок на закупку с многоуровневым согласованием — начальник департамента, руководитель, финансовый отдел. После утверждения формируется основание для закупки, которое передаётся в 1С как финансовое обязательство с указанием инициатора, подразделения, суммы, номенклатуры и основания; после поступления товара отражается складская операция.

Интеграция с 1С. Реализована двусторонняя интеграция с 1С:Бухгалтерия и 1С:Зарплата и управление персоналом. Из 1С в Битрикс24 передаются справочники складов и номенклатуры, остатки по складам, филиалам и материально ответственным лицам, данные по топливу и срокам годности, остатки отпускных дней и статусы сотрудников. Из Битрикс24 в 1С передаются служебные записки, заявки на перемещение и списание, акты, данные табеля, кадровые события, приказы и финансовые обязательства по закупкам. Реализован контроль действий сотрудников по статусу из 1С: при нахождении сотрудника в отпуске или на больничном система блокирует внесение изменений, проведение документов и запуск процессов. Настроено логирование всех операций обмена с уведомлениями администратору при сбоях и возможностью повторной отправки документа.

Результат

Внедрение Битрикс24 с комплексной интеграцией 1С позволило Национальному обществу Красного Полумесяца КР выстроить единое цифровое пространство для управления логистикой, складом, кадровыми процессами и закупками по всей сети филиалов. Ручное дублирование данных между системами устранено: движение ТМЦ, кадровые события, приказы и финансовые обязательства передаются между Битрикс24 и 1С автоматически, исключая ошибки и экономя время сотрудников.

Четыре смарт-процесса логистики обеспечили прозрачный контроль над всем циклом работы с гуманитарными грузами — от приёмки и перемещения до списания и утилизации, с участием директора и финансиста в согласовании внутри системы. Кадровый учёт перешёл в структурированные смарт-процессы: табель формируется автоматически, приказы нумеруются без ошибок, отпуска и командировки согласовываются по чёткому маршруту, а история кадровых перемещений сохраняется для переноса в трудовую книжку. Контроль действий по статусам из 1С исключил операции от лица отсутствующих сотрудников. Закупки проходят единый маршрут согласования с автоматическим формированием финансового обязательства в 1С, а бухгалтерия получает готовые данные для расчёта зарплаты и проведения складских операций напрямую из Битрикс24 без ручной передачи.