Автоматизация продаж и производства дизайн-проектов в Битрикс24 для Design Hub

Design Hub — студия дизайна интерьеров, специализирующаяся на разработке дизайн-проектов квартир «под ключ»: от первичного брифа и планировок до визуализаций, комплектующих и авторского надзора. Основной поток обращений — через Instagram, рекомендации и входящие сообщения в мессенджерах.

На старте проекта Design Hub столкнулась с ростом количества заявок и проектов, из-за чего прежний формат работы стал неудобным и плохо контролируемым.

Основная проблема заключалась в том, что обращения клиентов поступали из разных каналов — WhatsApp, Instagram и рекомендаций — и не всегда фиксировались в единой системе. Из-за этого часть заявок могла теряться, обрабатываться с задержкой или оставаться только в переписках менеджеров.

Также у компании не было прозрачного разделения между продажами и производством дизайн-проекта. Продажи, подготовка коммерческих предложений и дальнейшие этапы работы дизайнеров часто смешивались, что усложняло контроль статусов, сроков и ответственности.

Отдельной задачей была стандартизация подготовки коммерческих предложений. КП формировались вручную, могли отличаться по структуре, составу данных и срокам подготовки. Руководству было сложно контролировать, на каком этапе находится клиент, кто отвечает за подготовку КП и когда оно должно быть готово.

Кроме того, не хватало единой картины по загрузке дизайнеров, статусам проектов и этапам выполнения работ: планировочным решениям, визуализациям, рабочей документации, комплектации и финальной сдаче. Из-за отсутствия автоматических задач и напоминаний возникал риск забытых действий и задержек.

Клиент обратился с задачей внедрить Битрикс24 как единую систему управления полным циклом работы: от входящей заявки и продажи до подготовки КП и дальнейшего ведения дизайн-проекта по этапам производства.

Проект по внедрению Битрикс24 для Design Hub был построен вокруг основной задачи — объединить продажи, коммуникации с клиентами и производство дизайн-проектов в одной системе.

На первом этапе мы разобрали текущую логику работы студии: откуда поступают заявки, как менеджеры общаются с клиентами, какие данные нужны для подготовки коммерческого предложения, как проект передается дизайнерам после продажи и какие этапы проходит до финальной сдачи. После этого была спроектирована CRM-структура под реальные процессы компании.

Далее были подключены основные каналы коммуникации — WhatsApp и Instagram. Новые обращения начали фиксироваться в CRM, а переписка стала сохраняться в карточке клиента. Это решило задачу отдела продаж: менеджеры получили единое место для обработки заявок, а руководитель — возможность видеть историю коммуникаций и контролировать скорость реакции.

Следующим шагом была настройка трех ключевых воронок. Первая — воронка лидов, где фиксируются все входящие обращения и проводится первичная квалификация. Вторая — воронка продаж, где клиент проходит путь от брифа и замера до согласования условий, договора и оплаты. Третья — производственная воронка, где команда ведет сам дизайн-проект после продажи: сбор ТЗ, планировочные решения, 3D-визуализации, рабочая документация, комплектация и финальная сдача.

Отдельно мы настроили процесс подготовки коммерческих предложений. В карточке сделки были добавлены обязательные поля: площадь объекта, стиль, состав работ, срочность, адрес или город, дополнительные услуги. При переходе сделки на нужную стадию в CRM создается задача на подготовку КП, назначается ответственный и фиксируется срок. Это помогло стандартизировать работу менеджеров и сократить ручную рутину.

Также была настроена организационная структура и роли сотрудников. Для менеджеров был выстроен процесс работы с лидами, сделками и коммуникациями. Для дизайнеров — процесс ведения производственных этапов и задач по проекту. Для руководителя — контроль статусов, ответственных, сроков и общей загрузки команды.

Дополнительно были настроены задачи и напоминания по ключевым этапам, чтобы сотрудники не пропускали важные действия: обработку обращения, подготовку КП, согласование условий, передачу проекта в производство и контроль этапов выполнения дизайн-проекта.

В завершение проекта было проведено обучение команды Design Hub. Сотрудникам показали, как работать с лидами и сделками, как фиксировать коммуникации, как заполнять карточки, как вести производственную воронку и как контролировать подготовку коммерческих предложений.

В результате были решены задачи нескольких внутренних направлений компании: отдела продаж, проектной команды дизайнеров и руководства. Продажи получили единый процесс обработки клиентов, дизайнеры — понятную систему ведения проектов по этапам, а руководство — прозрачность по заявкам, сделкам, статусам проектов, срокам и ответственности сотрудников.

После внедрения Битрикс24 Design Hub получила единую систему управления продажами и производством дизайн-проектов.

Все обращения из WhatsApp и Instagram начали фиксироваться в CRM, благодаря чему снизился риск потери заявок и задержек в первичной обработке. Менеджеры стали работать по единой логике: заявка фиксируется, квалифицируется, переводится в продажу, после чего по сделке контролируются бриф, подготовка КП, согласование условий и оплата.

За счет стандартизации процесса подготовки коммерческих предложений трудозатраты на ручной сбор данных и контроль КП сократились ориентировочно на 30–40%. Обязательные поля в карточке сделки позволяют сразу фиксировать площадь, стиль, состав работ, срочность, адрес/город и дополнительные услуги, а задачи в CRM помогают контролировать ответственного и срок подготовки КП.

Отдельное разделение продаж и производства позволило сократить количество ручных согласований и уточнений между менеджерами и дизайнерами. После продажи проект передается в производственную воронку, где видны этапы: сбор ТЗ, планировочные решения, 3D-визуализации, рабочая документация, комплектация и финальная сдача. Это повысило прозрачность исполнения проектов и снизило риск пропущенных этапов.

Руководитель получил возможность видеть актуальные статусы заявок, сделок и дизайн-проектов, контролировать ответственных сотрудников, сроки выполнения задач и загрузку команды. За счет автоматических задач и напоминаний количество забытых действий и просроченных шагов сократилось, а управляемость процессов выросла.

В результате компания получила связку «маркетинг → продажи → производство» в одной CRM-системе: заявки не теряются, коммерческие предложения готовятся по единому процессу, проекты ведутся по этапам, а руководство получает прозрачную картину по работе команды и текущим проектам.