Автоматизация образовательных процессов и улучшение взаимодействия с клиентами в Корпорации Муса с помощью Битрикс24

Корпорация Муса — образовательная организация, которая проводит индивидуальные занятия для детей с особыми образовательными потребностями и ограничениями по здоровью. Компания объединяет сеть преподавателей, специалистов и тьюторов и работает в двух направлениях:

• Студия — занятия и коррекционные программы;

• Сад — дошкольное направление.

Ключевая цель организации — обеспечить каждому ребёнку персональное внимание и индивидуальную программу обучения. 

Корпорация Муса обратилась за внедрением Битрикс24, потому что по мере роста появились конкретные операционные проблемы, которые нужно было закрыть системой:

1. Централизовать учет заявок от родителей — убрать разрозненный сбор обращений и фиксировать все заявки в одном месте.

2. Наладить контроль качества работы преподавателей — сделать качество обучения управляемым и прозрачным.

3. Автоматизировать напоминания и регулярную обратную связь от родителей — чтобы не делать это вручную и получать оценку работы преподавателей системно.

4. Синхронизировать работу разных направлений (Студия, Сад и преподавательский состав) — выстроить единый процесс взаимодействия между администрацией, преподавателями и родителями.

5. Создать единую систему взаимодействия и автоматизировать повторные продажи — чтобы повышать качество сервиса и поддерживать возвраты/продления без потерь и дублирования.

Для решения задач клиента в компании Корпорация Муса была внедрена и настроена CRM-система Битрикс24, которая позволила централизовать работу с заявками, преподавателями и родителями, а также автоматизировать ключевые бизнес-процессы.

Проект внедрения включал следующие этапы и решения:

1. Построение структуры CRM и настройка воронок продаж
Была создана воронка лидов для фиксации всех входящих обращений родителей из различных каналов, включая сайт, Instagram и WhatsApp. Это позволило централизовать обработку всех заявок в единой системе.

Дополнительно были настроены четыре отдельные воронки сделок:

• Студия — основная продажа;

• Сад — основная продажа;

• Студия — повторные продажи;

• Сад — повторные продажи.

Такое разделение позволило учитывать особенности работы каждого направления и выстроить прозрачный процесс взаимодействия с родителями на всех этапах — от первого обращения до повторных занятий.

2. Настройка отдельной воронки для преподавателей
Для повышения контроля и удобства работы преподавателей была создана отдельная воронка, в которой преподаватели могут видеть список своих учеников, статус занятий и историю взаимодействий. Это упростило управление образовательным процессом и повысило прозрачность работы преподавательского состава.

3. Автоматизация процессов с помощью роботов и триггеров
В CRM были настроены роботы и триггеры, которые автоматически выполняют ключевые действия:

• отправка сообщений родителям при поступлении заявки и на различных этапах работы;

• напоминания менеджерам о необходимости связаться с родителями или обновить статус сделки;

• автоматическое перемещение сделок между воронками с помощью туннелей при повторных обращениях.

Это позволило сократить ручную работу сотрудников и ускорить обработку заявок.

4. Настройка CRM-форм и системы обратной связи
Были внедрены CRM-формы для сбора заявок с квалифицирующей информацией (возраст ребенка, цели обучения, особенности здоровья).

Также была реализована автоматическая отправка форм обратной связи родителям, что позволило системно контролировать качество работы преподавателей и оперативно получать обратную связь.

5. Интеграция каналов коммуникации
В CRM были подключены два Instagram-аккаунта и WhatsApp. Все обращения родителей из этих каналов автоматически фиксируются в системе, что позволило сохранить историю общения и обеспечить оперативную обработку запросов.

6. Обучение сотрудников работе с CRM
Было проведено обучение сотрудников и кураторов по работе с CRM-системой, включая:

• обработку заявок и ведение сделок;

• работу с воронками;

• использование аналитики и отчетности.

Это обеспечило корректное использование системы и быстрый переход компании на новый формат работы.

В результате внедрения была создана единая цифровая система управления заявками, взаимодействием с родителями и контролем работы преподавателей, что позволило устранить разрозненность процессов и повысить эффективность работы компании.

В результате внедрения CRM Битрикс24 компания Корпорация Муса получила централизованную и прозрачную систему управления заявками, клиентами и преподавателями, что позволило существенно повысить эффективность работы всех подразделений.

Ключевые результаты проекта:

1. 100% заявок фиксируются в единой системе
   Все обращения из Instagram и WhatsApp автоматически сохраняются в CRM, что позволило исключить потерю заявок и обеспечить полный контроль над входящими обращениями.

2. Сокращение времени обработки заявок и повышение скорости реакции
   Менеджеры оперативно получают уведомления о новых обращениях и могут своевременно связываться с родителями, что ускорило процесс обработки заявок и повысило качество обслуживания.

3. Автоматизация коммуникаций с клиентами
   Благодаря автоматической отправке сообщений и напоминаний снизилась нагрузка на сотрудников и исключился человеческий фактор при взаимодействии с родителями.

4. Повышение контроля качества работы преподавателей
   Внедрение автоматических форм обратной связи позволило регулярно получать оценки от родителей и оперативно реагировать на замечания, что повысило прозрачность и управляемость образовательного процесса.

5. Повышение эффективности повторных продаж и удержания клиентов
   Настроенные воронки и туннели между ними позволили автоматически обрабатывать повторные обращения и выстроить системную работу по удержанию клиентов.

6. Повышение прозрачности и управляемости бизнеса
   Руководство получило доступ к аналитике по заявкам, работе менеджеров и преподавателей, что позволило принимать управленческие решения на основе данных.

В результате внедрения компания перешла от разрозненного управления заявками и коммуникациями к единой автоматизированной системе, что повысило эффективность работы сотрудников и качество обслуживания клиентов.