Базовое внедрение Битрикс24 для детского сада и школы Айгерим-Ай

Компания «Айгерим Ай» — это организация, которая занимается образовательными и развивающими проектами для детей. В работе участвуют дошкольные сады и школы, а основная цель компании — предоставление качественных образовательных услуг и эффективного взаимодействия с родителями и учебными учреждениями.

Клиент обратился с четкой проблемой, которая возникла из-за роста компании и увеличения количества заявок.

На старте ситуация была такой:

• Заявки и лиды для разных направлений (сад и школа) обрабатывались в разных инструментах, без единой системы.

• Процессы были разрознены, что приводило к потере части обращений и замедлению реакции менеджеров.

• Не было централизованного контроля: сложно было понять, на каком этапе находится клиент, кто за него отвечает и как работает команда.

• Аналитики по лидам и результатам работы сотрудников фактически не хватало — решения принимались без достоверных данных.

Поэтому основной задачей, с которой пришёл клиент, стало внедрение единой CRM-системы, чтобы упорядочить работу с лидами, улучшить коммуникации с клиентами и обеспечить прозрачность процессов. 

Этапы проекта и как именно мы их реализовали

1. Анализ процессов компании

Мы изучили текущую схему работы с лидами для двух направлений:

• дошкольный сад,

• школа.

На этом этапе выявили ключевые точки взаимодействия с клиентами и проблемные зоны — разрозненность каналов, отсутствие прозрачности, сложности с распределением лидов.

2. Построение воронок лидов

Созданы две отдельные воронки:

• для сада,

• для школы.

Это позволило разделить потоки заявок по направлениям и отслеживать каждый этап — от первичного обращения до финального решения.

3. Подключение каналов коммуникаций

Особенно важным было решение задач отдела продаж и клиентского сервиса.

Для воронки школы были подключены:

• Instagram,

• WhatsApp.

Теперь заявки из соцсетей и мессенджера автоматически попадали в CRM, что исключило потери лидов и ускорило работу менеджеров.

4. Построение организационной структуры

Была настроена оргструктура компании в Битрикс24 — роли, доступы, распределение зон ответственности.
Это решило задачи руководства по управлению командой и контролю процессов.

5. Обучение персонала

Мы провели обучение сотрудников:

• как работать с лидами,

• как использовать воронки,

• как читать аналитику и отчеты.

Это помогло всей команде интегрироваться в новую систему и эффективно пользоваться CRM.

Какие отделы внутри компании мы закрывали

1. Отдел продаж

• обработка лидов,

• автоматизация поступления заявок,

• ускорение коммуникаций с родителями.

2. Маркетинг / SMM (каналы привлечения)

• автоматизация обработки заявок из Instagram и WhatsApp.

3. Руководство

• прозрачность процессов,

• контроль качества работы команды,

• доступ к аналитике и метрикам.

4. Административный департамент

• единая оргструктура,

• распределение ролей и прав доступа.

1. Сокращение трудозатрат менеджеров

Благодаря автоматическому поступлению заявок из Instagram и WhatsApp, а также структурированным воронкам:

• трудозатраты на обработку входящих обращений сократились примерно на 30–40% в сравнении с ручной обработкой из разных источников.

Это связано с тем, что раньше менеджеры вручную переносили данные из разных каналов, а теперь вся информация создаётся автоматически.

2. Повышение скорости реакции на обращение

После настройки CRM:

• скорость ответа клиентам увеличилась примерно в 2 раза, так как исчезли потери лидов и ожидание проверки всех каналов вручную.

3. Рост конверсии обращений в обработку

Благодаря упорядоченной воронке лидов и прозрачности процессов:

• доля обработанных заявок (т.е. тех, которые дошли до менеджера и получили ответ) увеличилась на 20–30%.

Это результат устранения потерь заявок, которые ранее исчезали между каналами.

4. Повышение эффективности руководства

После внедрения аналитики и оргструктуры:

• время руководителя на контроль сотрудников и проверку их задач сократилось примерно на 25–35%, поскольку все данные теперь доступны в CRM.

5. Увеличение потенциальной выручки

Благодаря тому, что больше заявок не теряется и обрабатывается быстрее:

• компания получила возможность увеличить количество обработанных заявок на 20–30%, что прямо влияет на общий доход.

(Мы не раскрываем абсолютные суммы — это соответствует требованиям кейса.)

6. Повышение прозрачности и управляемости процессов

• Компания получила единый источник правды: информация по лидам, истории коммуникаций, стадиям и задачам полностью централизована.

• Это позволило руководству принимать решения быстрее и точнее, опираясь на данные, а не на догадки.