«Из хаоса в порядок: 4TECH Group перешла на единую систему управления бизнесом»

О компании

ТОО «4TECH Group» — ИТ-интегратор в Казахстане, специализирующийся на поставке комплексных технологических решений для государственного и корпоративного сектора. Компания фокусируется на оптимизации процессов и обеспечении безопасности бизнес-проектов, обслуживая клиентов в сфере цифровизации.

Проблемы

Перед принятием решения о цифровой трансформации,  компания сталкивалась с рядом критических операционных вызовов, которые сдерживали ее развитие и снижали конкурентоспособность:

1. Длительные циклы заключения сделок (до 40 дней). Процесс согласования условий, подготовки технико-коммерческих предложений и подписания договоров был растянут во времени. Это приводило к  потерям данных, увелечинию времени на внутреннюю координацию и, как следствие, растягивало ещё больше срок закрытия сделки, что ставило под угрозу своевременное начало работ.

2. Децентрализация коммуникаций. Необходимость постоянного контакта с заказчиками и поставщиками осуществлялась через множество разрозненных каналов: личные WhatsApp, электронная почта менеджеров и отдельные телефонные звонки. Это приводило к фрагментации информации, потере критически важных договоренностей и невозможности руководителю оперативно получить полную картину взаимодействия по любому объекту.

3. Отсутствие единой системы для документооборота. Создание, согласование и хранение ключевых документов (договоров, смет, приложений) происходило в файловых папках и на личных компьютерах. Это усложняло поиск, вело к использованию неактуальных шаблонов и делало невозможным оперативное согласование документов, счетов на оплату и пр., что напрямую влияло на скорость заключения контрактов и исполнение работ.

4. Разрозненные инструменты управления проектами. Отсутствие единой платформы для таск-менеджмента и планирования. Использование Excel для графиков, почты для задач и мессенджеров для отчетов приводило к дублированию информации, невозможности контроля дедлайнов в реальном времени и, как следствие, снижению эффективности и задержкам в сдаче проектов. 

Решение

Мы внедрили Bitrix24 как интегрированную платформу для:

• Управления проектами с использованием таск-менеджмента и графиков.
• Коммуникаций с заказчиками через встроенные инструменты (чат, email, мессенджеры).
• Документооборота и согласований с поддержкой ЭДО.

Платформа была адаптирована под специфику ИТ-проектов: воронки продаж, трекинг SLA и интеграция с существующими системами.

Этапы внедрения

Процесс занял 8 недель и включал следующие шаги:

1. Диагностика и интервью — анализ работы отделов продаж, проектного офиса и документооборота.
2. Проектирование системы — конфигурирование структуры CRM.
3. Запуск CRM и автоматизация сделок — настройка воронок, напоминаний и шаблонов для ускорения обработки.
4. Организация документооборота — внедрение хранения файлов, разработка смарт-процессов ЭДО.
5. Обучение сотрудников — практические тренинги для специалистов с акцентом на ключевые функции.
6. Тестовый период и оптимизация — мониторинг и корректировки на основе обратной связи.

Результаты  

Внедрение принесло улучшения:

• Сокращение сроков согласований и сделок за счет стандартизации процесса в ВоронкеПродаж — с 40 до 28 дней (экономия 30% времени, рост закрытых контрактов на 15%).
• Централизованное общение с заказчиками, контроль переписки в режиме реального времени и освобождение зависимости от личных телефонов сотрудников  — 70% взаимодействий в едином интерфейсе, NPS вырос на 1.5 балла (с 6.5 до 8).
• Полный контроль документооборота, упорядочение процессов согласования в электронном формате — снижение ошибок на 70%, время согласования документов – с 2-3 дней до 5 мин.
• Повышение эффективности проектного управления, прозрачное распределение задач, исключение простоев и дублирования задач — загрузка команды +15%, завершение проектов на 10% раньше срока.