Мастер отчетов по Смарт-процессам

«Мастер отчётов по смарт-процессам» — удобное приложение с расширенными возможностями для анализа. Является логическим продолжением решения Мастер отчетов CRM, и полностью сохраняет его широкий функционал.

С «Мастером отчётов по смарт-процессам» вы сможете:

— Строить отчёты по всем смарт-процессам вашей компании, в том числе, по тем, которые не связаны с CRM (Цифровые рабочие места).

— Выбирать поля сразу в нескольких сущностях. Не только типовые, но и пользовательские.

— Менять дату, по которой происходит выборка данных. Например, выбирать элементы смарт-процессов по Дате обновления (а не только по Дате создания).

— Создавать собственные вычисляемые поля, используя формулы (NEW).

— Комбинировать колонки так, как понадобится, менять их порядок простым перетаскиванием, а также фильтровать и сортировать любые данные.

— Настраивать отчеты для регулярной публикации в Ленту Новостей.

— Визуализировать информацию с помощью графиков.

— Подбирать вариант итогов в зависимости от типа поля: Сумма, Минимум, Максимум, Среднее, Количество, Количество уникальных.

— Используя группировку, видеть промежуточные итоги помимо общих. Например, сколько элементов смарт-процесса в каждой стадии. А также группировать по временным периодам — дням, неделям, месяцам, кварталам или годам.

Ваши данные в безопасности!

1. Учитываются права текущего пользователя. В зависимости от настроек доступа к сущностям CRM конфиденциальная информация скрывается.
   
2. Данные обрабатываются только в вашем браузере и не передаются на сторонние серверы.
   
3. Так как смарт-процессы есть только на тарифах Профессиональный и Энтерпрайз — приложение будет полезно только для них.
   

Пример №1. Цифровые рабочие места

Вы можете построить отчет по смарт-процессу, не связанному с CRM. Он может как быть частью Цифрового рабочего места, так и являться чем-то совершенно отдельным.  Например, если вы ведете учёт отпусков в рамках смарт-процессов, то вам будет полезен отчет, сколько заявлений на отпуск уже было согласовано в этом месяце.

Дополнительная фильтрация (по значению, по пустому и по не пустому значению) поможет точнее настраивать отчёты, исключая лишние данные и фокусируясь только на нужной информации.

Пример №2. Сделки на основании проведенных мероприятий

Допустим, вы организовываете тренинги, или вебинары. В рамках одного вебинара могут быть созданы несколько сделок. В таком случае, вы сможете проанализировать данные об их успешности в приложении, выбрав поля по смарт-процессу, и по созданным внутри него сделкам. Такие «подчинённые» сделки будут визуально выделены иконкой стрелки вниз.

Обратите внимание: в настройках самих смарт-процессов есть два поля с выбором связей. Они влияют на те отчеты, в которых вам важны именно связи с CRM (или другими смарт-процессами).

Если выбрать первый тип связи (1) — тогда в сущности CRM (например, в Лиде) можно создать несколько элементов смарт-процесса, и главной сущностью считается Лид. Такие Лиды в отчете будут выделены иконкой стрелки вверх. А при выборе второго типа связи (2) уже наоборот — к одному элементу смарт-процесса можно привязать несколько сущностей CRM (или других смарт-процессов). Подчеркнём: приложение покажет все смарт-процессы на портале, но для отчетов со связанными сущностями CRM нужно учитывать ваши настройки.

Вы можете добавлять в отчеты дополнительные поля по Контактам и Компаниям. Для этого сначала нужно выбрать поле Компания или Контакт в основной сущности, связанной со Смарт-процессом (например Сделка.Компания). Тогда выбор типовых и пользовательских полей будет доступен.

Обратите внимание: все адреса выводятся в одной строке. Аналогично с реквизитами. Кроме того на текущий момент выводится только один привязанный к Сделке (Лиду или Счету) Контакт. Привязанные напрямую к Смарт-процессу Компании или Контакты не отображаются.

Формулы и вычисляемые поля

Иногда для анализа недостаточно тех данных, которые уже есть в CRM. Например, отдельно указаны сумма мероприятия и издержки, а прибыль приходится считать вручную. Теперь для этого можно создать собственное вычисляемое поле.

Для формулы выбираются числовые или денежные поля. Можно использовать сложение, вычитание, умножение, деление, скобки и функцию квадратного корня. Например, чтобы добавить в отчёт колонку «Прибыль», достаточно вычесть издержки из суммы элемента.

Результат появится в отчёте как отдельная колонка. Для неё можно задать удобное название, а затем использовать при фильтрации, сортировке, подведении итогов и построении графиков. Вычисляемые поля сохраняются в шаблоне вместе с остальными настройками, поэтому формулу не придётся создавать заново при каждом построении отчёта.

Кроме того, при создании поля можно выбирать поля из нескольких сущностей сразу. Например из суммы сделки вычесть сумму смарт-процесса.

Любой отчет можно сохранить как шаблон с заданными полями, сортировкой и фильтрами. Шаблон можно сделать публичным — тогда он будет доступен всем сотрудникам портала. При необходимости им легко поделиться по ссылке.

В шаблоне также сохраняются период, группировка, выбранные итоги и вычисляемые поля. Если какое-то сохранённое поле было удалено или стало недоступно, приложение предупредит об этом при открытии шаблона и построит отчёт без недоступных полей.

Кроме того, шаблон можно сделать регулярным для публикации в ленту Новостей. Эта функция доступна только администраторам портала. Почитать про особенности и настройки регулярного отчета можно тут.

Для того, чтобы выделить в вашем отчете самое важное — используйте графики. Так воспринимать информацию станет проще. Кнопка «Построить график» находится под таблицей, можно выбрать тип графика и подходящие поля для осей Икс (любая дата) и Игрек (числовые и списочные поля).

Полученное изображение можно скачать и использовать для дальнейшего анализа.

Дополнительные преимущества «Мастера отчётов по смарт-процессам»:

— Удобно выбирать данные за диапазон, текущий и предыдущий день/неделю/месяц/квартал/год, а также за последние N дней. А если в диапазоне убрать даты “С” и “По” — можно вывести данные за весь период.

— Быстро искать поля по любой части названия.

— Менять типы фильтров: по значению, по пустым и по не пустым значениям.

— Переходить по ссылкам на связанные элементы из других справочников: Сотрудники, Компании и Контакты.

— Выгружать готовый отчёт в Google Таблицы или скачивать в формате XLSX.

— Опубликовать отчёт в Ленте новостей для обсуждения с коллегами.

А для отчетности по задачам используйте приложение Мастер отчётов по Задачам.

Мастер отчетов по смарт-процессам – наше самое стремительно растущее приложение. Именно по нему чаще всего обращаются в техподдержку, его часто показываем на демонстрациях, и неудивительно, что по нему больше всего просят что-то добавить или улучшить.

В нашем бэклоге около 50 задач по этому приложению, мелких и крупных. Мы стараемся учитывать клиентские запросы, поэтому запускаем новый формат – голосование за необходимый функционал.

Чем больше голосов соберет функция, тем выше ее приоритет, и тем быстрее мы возьмемся за ее реализацию!

• Выбор шаблона по умолчанию;

• Формулы;

• Круговая диаграмма;

• Исключающие фильтры;

• Добавление полей по задачам в смартах-процессах;

• Добавление полей по контактам и компаниям в смартах-процессах;

• Добавление полей по товарам смарт-процессов;

• Агрегирование (объединение) ячеек.

Голосовать и следить за реализацией можно в телеграм-канале.