Когда команда работает над общей целью, одной задачи часто недостаточно. Появляются этапы, участники из разных отделов, обсуждения, файлы и встречи. Часть процессов идет параллельно, часть зависит друг от друга — и удерживать общую картину становится сложнее.
Например, компания запускает сайт для магазина одежды. Нужно согласовать структуру, подготовить дизайн, сверстать страницы, наполнить каталог, подключить оплату и доставку, протестировать сайт. Все это ведет к одному результату, поэтому работу удобно объединить в проект.
В Битрикс24 проект становится общим пространством команды: здесь собраны задачи, чаты, встречи и файлы, а участники видят общий ход работы.
Проект или задача: в чем разница
Задача нужна для одного конкретного поручения. У нее есть исполнитель, срок и ожидаемый результат.
Проект объединяет несколько связанных задач, которые ведут к общей цели. Такая работа обычно состоит из нескольких этапов, длится дольше и требует участия команды.
Например, подготовить программу конференции — задача. А провести ежегодную конференцию для партнеров — проект: нужно подобрать площадку, пригласить спикеров, открыть регистрацию, подготовить рекламные материалы, организовать трансляцию и провести мероприятие.
Проект стоит создать, если:
- над результатом работают несколько сотрудников или отделов;
- задач стало много;
- несколько этапов идут параллельно;
- нужны общие файлы, обсуждения и встречи;
- важно видеть общий прогресс;
- к работе нужно подключить клиента или подрядчика.
В проекте команда видит, что уже завершено, над чем работают сейчас, какие этапы еще впереди, где лежат актуальные файлы и какие решения уже приняли.
Если поручение не связано с другими работами и у него один результат, достаточно отдельной задачи.
Как создать проект
Откройте раздел Проекты и нажмите Создать.
Укажите название, добавьте участников и выберите тип проекта:
- открытый — сотрудники компании видят проект и могут вступить самостоятельно;
- закрытый — участники попадают в него по приглашению.
Если доступ к задачам, файлам и обсуждениям нужно ограничить, выбирайте закрытый проект.
Название лучше формулировать по результату. «Новый сайт» обозначает тему, а «Запустить сайт интернет-магазина» сразу показывает, к чему должна прийти команда.
При создании проекта можно также указать цель, владельца, модераторов и участников.
Как разделить проект на задачи
Общую цель лучше разбить на конкретные результаты.
Например, для запуска сайта можно создать задачи:
- согласовать структуру;
- подготовить дизайн;
- сверстать страницы;
- наполнить каталог;
- подключить оплату и доставку;
- протестировать сайт.
У каждой задачи должны быть понятный результат, ответственный и срок. Если этап слишком большой, его можно разделить на подзадачи. Например, задачу «Наполнить каталог» — на подготовку фотографий, описаний и цен.
Новую задачу можно создать прямо из карточки проекта — тогда она сразу попадет в общий список.
Если работа началась раньше, существующую задачу тоже можно связать с проектом.
Что есть внутри проекта
В проекте собраны:
- задачи и подзадачи;
- главный чат;
- групповые чаты;
- чаты задач;
- календарь и встречи;
- файлы и документы;
- AI-агент BitrixGPT.
Чаты. Главный чат проекта подходит для вопросов, которые касаются всей команды: например, переноса сроков или новых требований клиента.
Групповые чаты удобно использовать для отдельных направлений. Дизайнеры могут обсуждать макеты, а разработчики — технические детали, не отвлекая остальных.
Чат задачи хранит все, что относится к конкретному поручению: уточнения, файлы, промежуточные результаты и решения.
Если во время обсуждения появилось новое поручение, из сообщения можно создать задачу, чтобы договоренность не потерялась.
Встречи. Встречу можно создать внутри проекта. Она добавится в календари участников, а в отдельном чате встречи можно обсудить повестку, обменяться материалами и продолжить разговор после созвона.
Файлы и BitrixGPT. Файлы и документы можно хранить внутри проекта, чтобы участники работали с актуальными материалами и быстрее находили нужную информацию.
AI-агента BitrixGPT можно упомянуть в групповом чате через @ или начать с ним отдельный диалог. Он помогает уточнить статус работы или разобраться, почему сдвинулись сроки задачи.
Как работать с клиентами и подрядчиками
В проект можно пригласить гостя — клиента, подрядчика, поставщика или партнера, которого нет в вашем Битрикс24.
Гость сможет работать с доступными ему задачами, чатами и встречами, но не получит доступ к остальной информации компании.
Например, при разработке сайта клиент может следить за ходом работы, обсуждать макеты и участвовать во встречах. Дизайнер прикрепляет новую версию макета к задаче, клиент оставляет комментарий там же — вся обратная связь остается в контексте проекта.
Доступ можно настроить под роль гостя: показать только задачи, в которых он участвует, или все задачи проекта, запретить удаление задач и при необходимости открыть историю чата.
Так команде не приходится переносить договоренности между почтой, мессенджерами и задачами.
Коротко
- Задача нужна для одного результата, проект — для общей цели и нескольких связанных этапов.
- Проект помогает собрать задачи, обсуждения, встречи и файлы в одном месте.
- Работу лучше разделить на конкретные задачи с ответственными и сроками.
- Общие вопросы обсуждайте в чате проекта, детали конкретной работы — в задаче.
- К проекту можно подключить клиента или подрядчика и настроить его доступ.
- BitrixGPT помогает быстрее получить информацию по проекту.
